Ut med det gamle, inn med det nye

Helt siden 2015 har Apotekforeningen arbeidet med å anskaffe et nytt ­nasjonalt IT-system for landets over 880 apotek. Bakgrunnen for den store ­o­­ppgaven har vært et ønske om en ny ­bransjeløsning som blant annet skal kunne gjøre resepthåndteringen bedre og sikrere, og som også har muligheten til gjennomføring av nye myndighetspålagte apotektjenester og -oppgaver. Siden 2016 har arbeidet blitt gjort gjennom foreningens datterselskap DIFA AS (Digital fornyelse i apotek).

Deler opp ansvaret

Terje Wistner, direktør for teknologi og e-helse i Apotekforeningen, mener ­apotekene blir mer og mer avhengige av ­myndighetsløsninger og elektroniske ­løsninger i hverdagen for å få samfunnet til å gå rundt og for å få legemidler utlevert på apotek.

— Bare se på innføringen av e-resept i 2013. Alle ble avhengige av Resept­formidleren for å kunne få lastet ned ­resepter, og hvis man ikke fant igjen en resept, så fikk man ikke utlevert lege­middelet. Da måtte man over på nødprosedyrer. 

FarmaPro, som brukes i alle apotek i dag, er laget for å betjene et apotek fullt ut. Det gjelder alt som skjer i resepturen, lager og logistikk, og betaling med mer. Men den nye bransjeløsningen skal ifølge Wistner ikke fungere på den samme måten.

— Det vi nå gjør er å dele dette i to. Vi tar ut det som går på lager, logistikk og ­betaling og overlater til apotekeierne selv å ta hånd om det. De må dermed selv få kjøpt et ­system som støtter disse oppgavene. Vi overlater jo nå til markedet å finne ut av en stor del av denne løsningen. Vi vil følge med på at det skapes trygge og greie løsninger, men det er imidlertid opp til den enkelte aktør å møte de tidsfristene som vi nå setter. 

Etter at apotekene selv har fått ansvar for lager, logistikk og betaling med egne ­system som kobles opp mot den felles bransje­løsningen, står man igjen med det som ellers skjer i resepturen. Det inkluderer blant annet de nye apotektjenestene som ­myndighetene kommer med, som for eksempel inhalasjonsveiledning og Medisinstart.

— Vi har også elektroniske resepter, vi har elektroniske oppgjør, vi har elektroniske refusjonsordninger og egenandelsutspørringer. Vi har elektronisk H-resept. Oppgjør LAR kommer også elektronisk i apotekene. Det kommer kjernejournal, pasientens ­legemiddelliste, og vi har «Én innbygger – én journal» som kommer.

Wistner kan fortelle at har det vært et ­felles ønske fra de ulike apotekaktørene og fra ­bransjeforeningen om å dele opp løsningen slik man nå ønsker å gjøre det. 

— Dette handler om å legge til rette for å gi riktig informasjon til farmasøytene til den tid farmasøyten trenger det, noe som vil bidra til å øke pasientsikkerheten. Alt skal være tilgjengelig til enhver tid, og alt skal kunne hentes ut fra denne felles ­bransje­løsningen. Det skal gjelde ­resepthistorikk, gjennomføring av Medisinstart og ­registrering av journalnotat ­sentralt, slik at resultatene kan deles mellom ­apotekene. Apotekene skaffer sin løsning som leser informasjon fra den felles bransjeløsningen som vi er i gang med å etablere. 

— Hvordan vil de frittstående apotekene ordne sine egne løsninger? Det må da være store kostnader for dem?

— Jeg vil tro at de kan bli med i en av ­kjedenes løsninger. De har sine grossister som også vil ha løsninger. Det vil finnes ­løsninger for dem også i løpet av denne perioden. Ditt Apotek-apotekene er for eksempel en del av NMD-konseptet, og da vil det være naturlig at de snakker med dem, påpeker Wistner.

Utvikles sammen med leverandørene

Tidlig på sommeren i fjor begynte Apotekforeningen aktivt å gå ut med ønske om å få innspill om valg og muligheter for en slik ­løsning fra ulike IT-leverandører. I den overordnede kravspesifikasjonen ble det gjort klart at den nye bransjeløsningen skal omfatte tre viktige funksjoner fra dagens system, nemlig resepthåndtering, ­refusjon og rapportering. Men den skal også inneholde funksjon for tre områder som FarmaPro i dag ikke støtter: Informasjon og rådgivning, farmasøytiske tjenester og journalføring.

Etter at tolv IT-leverandører meldte sin interesse for prosjektet, ble selskapene Capgemini, Sopra Steria og Visma Retail valgt ut til en dialogprosess, der firmaene sammen med arbeidsgruppen skal komme frem til den beste bransjeløsningen. Kun ett av selskapene vil få jobben.

— I løpet av august skal vi ha kommet frem til hvem som får oppdraget med å lage den nye bransjeløsningen. Så skal det begynne å bygges, og i løpet av ett til to år vil man kunne ha ny løsning på plass. Vår ambisjon er at apotekene fra 2019–2020 skal kunne ta ny bransjeløsning i bruk, og da skal også apotekenes egne systemer være klare. 

Den dagen det nye systemet, som ­foreløpig ikke har fått noe navn, skal rulles ut i apotekene, er det ikke automatikk i at FarmaPro skal stenges ned.

— Vi har sagt at apotekene må ha faset ut FarmaPro innen 12–24 måneder etter at ny bransjeløsning og egen løsning for ­apotekene er på plass.

Parallelt med at bransjeløsningen skal bygges i fellesskap, må altså de ulike ­kjedene, sykehusapotekene og frittstående apotek komme opp med sin egen løsning som virker opp mot bransjeløsningen. Ifølge Wistner eksisterer det gode og åpne ­samtaler med apotekene og kjedene om dette.

— Styringsgruppen for dette prosjektet består av IT-direktører og driftsdirektører fra hver av de store medlemsgrupperingene våre. I tillegg er det representanter fra frittstående apotek. Apotekforeningen har prosjektleder og kjerneteamet, i tillegg til at det sitter prosjektledere fra hver kjede sammen med prosjektleder her og jobber. Alt blir forankret og diskutert i det forumet, og alle beslutninger blir fattet i fellesskap.

 Han understreker at det fra starten har vært svært viktig at det ikke bare lages en løsning sentralt som man håper de ansatte i apotekene vil like.

— Dette er en løsning som vi lager i ­fellesskap, og vi diskuterer hele tiden med leverandørene for å få innspill til hvordan den kommende løsningen egentlig kan se ut. Vi har involvert veldig bredt i dette prosjektet for å sørge for at alle vet hva de får og når de får det.

Myndighetsendringer tar mye plass

Wistner bruker nøkkelordet «myndighets­endringer» for å forklare hva som er bakgrunnen for ønsket om å fase ut FarmaPro til fordel for et nytt og bedre IT-system.

— Det kommer flere og flere myndighets­endringer hele tiden. Endringer, men også drift og overvåkning av ting som fungerer og ikke fungerer. Den siste tiden har vi blant annet tatt for oss dette med egenandelsspørringer som ikke har fungert, og vi har sittet mye i diskusjon med myndighetene for å ta for oss løsningen. Nå kom i tillegg uregistrerte legemidler med i H-resept­ordningen på banen, som Stortinget vedtok at vi skulle få inn i systemet fra 1. mai. Da må jo vi bare få dette inn, forklarer han. 

Og det tar ifølge direktøren for teknologi og e-helse mye tid å følge opp alle de offentlige aktørene.

— Mengden av ny funksjonalitet som skal inn i apoteksystemene tårner seg opp, og man har ikke lenger kapasitet til å gjøre de endringene som man ønsker å gjøre, sett fra apotekenes side.

Apotekene får oppdatert FarmaPro to ganger i året. Men over en lengre tid har disse oppdateringene kun bestått av myndighetsendringer, skal vi tro Wistner. Dermed har ikke apotekene hatt kapasitet til å gjøre sine egne ønskede endringer.

— Derfor fant vi ut at vi burde frigjøre den delen av løsningen der muligheten for å ­differensiere seg er stor. Det er for eksempel ikke mulighet for å differensiere seg på en e-resept. Enten utleverer du noe på en ­e-­resept, eller så gjør du det ikke. Men måten kundene møtes i apoteket og for tjenester er det større muligheter for å differensiere seg. 

 På en PowerPoint-slide på veggen peker og forklarer Wistner hvordan systemet vil fungere.

— Alle myndighetssystemer ligger i ­bunnen. Dette inkluderer systemet for ­verifisering av legemiddelpakninger som skal på plass innen 9. februar 2019, som skjer på bakgrunn av EUs forfalsknings­direktiv. Vi trekker all informasjonen fra myndighetssystemene inn i vår bransjel­øsning. Her ligger all informasjon som går på ­legemiddelhåndtering. Det kan for ­eksempel være resept- og journalhistorikk. Denne bransjeløsningen vil igjen ­kommunisere med apotekenes egne IT-systemer. 

I praksis skal de apotekansatte kunne bruke systemet som en rådgiver under kundemøter i resepturen.

— Hva er egenandelsberegningen på dette legemiddelet? Systemet vil gjøre beregningen for deg. Lurer man for ­eksempel på om legemiddelet har interaksjon med andre preparater, så kan man spørre om dette i systemet. Bransjesystemet skal også validere og kontrollere informa­sjonen som blir lagt inn i M10-­meldingen (utleveringsmeldingen). Man vil da få beskjed om at meldingen er godkjent, godkjent med avvik eller at den bør ­avvises. Apotekene må imidlertid i sin hverdag ha mulighet til å overstyre disse anbefalingene fra systemet. De må kunne ekspedere ­kunden selv om systemet oppdager at det er et avvik. Avviket må håndteres, men kunden må likevel kunne få medisinen sin. 

Forfalskningsdirektivet i bakhodet

Samtidig som det jobbes iherdig med den nye bransjeløsningen, må bransjen også forholde seg til at alle legemiddelpakninger innen 9. februar 2019 skal få nye digitale koder. Wistner sier at det jobbes med å finne ut hvordan dette skal løses best.

— Ettersom vi gir apotekene ganske lang tid til å fase ut FarmaPro, så må implementeringen av de nye digitale kodene på plass også i FarmaPro. Men ikke helt. Den nye bransjeløsningen skal ­kommunisere mot blueprint-systemet, som skal kontrollere de nye digitale kodene, ikke apoteksystemene. Noe funksjonalitet må inn i FarmaPro, men det er bransjesystemet som skal kommunisere med den nasjonale serveren til NoMVO (Norwegian Medicines Verification ­Organisation) der alle kodene på legemiddelpakningene er registrert.

Hvorvidt systemet fungerer godt i ­arbeidshverdagen til farmasøytene, gjen­­-
står å se, da man foreløpig kun er i ­planleggingsfasen med leverandørene. I den kommende perioden vil det derfor være viktig å ­involvere nettopp gruppen som skal benytte seg av systemet – farmasøytene.

— De er involvert gjennom arbeids­gruppene. Kjedene har også interne ­prosjektgrupper der de involverer farmasøyter. De vil også involvere de frittstående apotekene der de ser det er nødvendig. Så ja, det skal være bred og god involvering av farmasøyter i dette arbeidet.

— Vil farmasøyter i testgrupper komme inn i en tidlig fase i utarbeidelsen av systemet, slik at man tidlig kan peke ut ting som ikke fungerer godt nok?

— Det er i alle fall ambisjonen, og er noe vi for tiden går opp med leverandøren. Det vi er enige om er at det skal være piloter. Og da må systemet være knyttet til enkelte apoteksystem fra kjeder som har kommet så langt. I tillegg skal det kjøres piloter opp mot myndighetssystemene. 

Kostbar investering

Wistner legger ikke skjul på at IT-prosjektet er en stor investering for alle parter involvert. Ifølge den offentlige utlysningen for prosjektet på Doffin (Database for offentlige innkjøp), er omfanget av prosjektet estimert til å være verdt mellom 400 og 600 millioner kroner over en periode på fem–åtte år. 

— Det er en betydelig investering for ­bransjen, det er det ikke tvil om. Apotekforeningen vil stå for investeringen, men det vil bli lisensiert ut når løsningen tas i bruk, og da vil alle som har en avtale med ­Apotekforeningen om bruk av ­bransjesystemet begynne å betale for bruk av løsningen. 

I tillegg er planen at selskapet som får prosjektet også kjøper firmaet Espire AS, som bygde og drifter bransjeløsningen FarmaPro. 

— Det er snakk om et samfunnskritisk system, og hvis ikke FarmaPro fungerer, så får ingen gjort noe med reseptene. I dialog med leverandørene er vi tydelige på hva de får lov til og ikke lov til å gjøre med FarmaPro, så vi er sikre på at systemet vil fortsette å være tilgjengelig i apotekene før det fases ut. 

I motsetning til utarbeidelsen av FarmaPro, har man denne gangen valgt å ikke lage en ferdig kravspesifikasjon til leverandørene på forhånd. 

— Vi mener denne type prosess, der vi sammen jobber oss frem til et ferdig ­produkt, øker verdien betraktelig. Nå får vi høre forslagene fra leverandørene og arbeidsgruppen før vi bestemmer oss for hva vi egentlig skal bygge. Det gjør at vi hele tiden kan jobbe oss frem til en best mulig løsning.

Ifølge Wistner ble det tidlig bestemt at man ville involvere flere parter i dette ­prosjektet enn man har gjort ved liknende prosjekter før.

— Det er veldig krevende, men vi ser at det gir en betydelig verdi tilbake til alle, i form av kreativitet, forankring og eierskap i prosjektet. 

(Publisert i NFT nr 6/2017 side 12-14)