Bekymret for forsinkelsene med nytt datasystem

Apotekforeningen har siden 2015 jobbet med å innføre et nytt felles datasystem for alle norske apotek. Målet var å kjøre en pilot våren 2019 og full utrulling i starten av 2020. I mai opplyste Apotekforeningen at Eik blir ett år forsinket. 

Les også: Apotekenes nye datasystem blir betydelig forsinket

Apotekenes egne systemer skal kobles opp mot, og samarbeide med, Eik og må tilpasses det felles systemet. Apotekene tilpasser derfor, stort sett, utviklingen av sine egne apoteksystemer til arbeidet med Eik.

IKT-direktør, Hans Christian Alstad (bildet), i Sykehusapotekene i Midt-Norge HF opplyser at de lå godt an etter tidsplanen med sitt apoteksystem.

— Vi blir påvirket av forsinkelsen med Eik, og det betyr at vårt lokale prosjekt også blir forsinket, konstaterer han.  

Økonomiske konsekvenser

På noen områder blir deres egne systemer sterkt påvirket og på andre mindre, men forsinkelsen gjør uansett at de får en lengre overgangsperiode enn planlagt. 

— Vi hadde et felles mål om når det skulle være på plass, og det at vi i en periode må kjøre doble systemer er ikke optimalt. Det påvirker økonomien, så det er vi bekymret for.

Han kan ikke gi eksakte tall for de økonomiske konsekvensene, men legger ikke skjul på at de er betydelige. 

— Når du strekker et prosjekt med ett år, så kan en tenke seg hva det betyr.

— I tillegg har apotekene akkurat innført verifikasjonssystemet som ikke fungerer som det skal. Gir det ekstra utfordringer?
— Opplagt. Det er ikke heldig at alt sammen kommer samtidig. Det er utfordringer for både Statens legemiddelverk, Nomvec (selskapet som er opprettet for å drifte verifikasjonssystemet) og, ikke minst, den enkelte apotekkjede.

Får store og alvorlige konsekvenser

Anne Margrethe Aldin Thune (bilde), kommunikasjonssjef i Boots Norge AS, forteller at de ligger godt an med sin løsning og bekrefter at de blir påvirket av forsinkelsene i Eik. 

— Dette har store og alvorlige konsekvenser for vårt eget prosjekt. Nå må vi jobbe etter helt nye tidslinjer og må organisere ting annerledes enn det vi i utgangspunktet hadde planlagt. Det er en ressurskrevende øvelse, skriver hun.

Hun understreker at de er pragmatiske og finner gode løsninger på det som må endres i forløpet. 

— Forsinkelsen til Eik vil ikke ha noen negative konsekvenser i forhold til det vi vil kunne tilby ansatte og kunder med vårt nye apoteksystem når det blir lansert.

Les også: Ut med det gamle, inn med det nye

Avventer Eik 

De fleste apotekene er trygge på at de er i rute med sine egne systemer, og det varierer hvor bekymret de er.

— Eik er et premiss for at vårt apotek­system skal fungere, og utviklingen på vår side tilpasses planen for å ferdigstille Eik, sier kommunikasjonsrådgiver Anders Dahl i Apotek 1 i en e-post til NFT.

— Er det utfordrende for apotekene at det er mange nye datasystemer (verifikasjons­systemet og Eik) som kommer relativt tett etter hverandre?
— Innføring av nye arbeidsrutiner og systemer i apotek er krevende i seg selv, men løses godt så lenge informasjon og nødvendig opplæring er på plass. Verifisering av legemiddelpakninger vil være en innarbeidet rutine når det nye apoteksystemet kommer, så vi ser ikke på dette som en risiko av betydning.

Norsk Medisinaldepot (NMD) opplyser også at de er i rute med sitt arbeid. 

— NMDs egen utvikling avhenger til dels av utviklingen i Eik og blir således også forsinket. Vi er imidlertid på plan med de prosesser og leveranser som ikke avhenger av Eik, skriver strategi­direktør og pressekontakt, Miriam Skåland. 

Apotekergruppen, med sine 30 apotek, får et av de minste systemene som skal knytte seg til Eik. Ifølge styreleder Felix Ally har de ikke begynt den konkrete utviklingen av et eget system ennå. De har to alternativer. De er i diskusjon med grossisten Alliance Health­care Norge om å lage en løsning for dem basert på sin egen og Boots´ system, og de har hentet inn tilbud på et helt eget system for Apotekergruppen. 

— Vi har ikke tatt en beslutning. Vi vil se hva som er best og billigst, sier han.

Selv om det er en stund til deres system er klart, er han ikke bekymret for at de ikke skal ha det ferdig i tide. 

— Vi kommer til å ha det klart når FarmaPro blir skrudd av, og alt tyder på at det ikke blir skrudd av med det første, slår han fast. 

Administrerende direktør i Sykehusapotekene HF, Tore Prestegard, informerer på e-post at de tilpasser utviklingen av sitt system i forhold til Eiks reviderte fremdriftsplan.

 — Er det utfordrende for apotekene at det har kommet et nytt verifikasjonssystem som ikke er helt klart og at det så kommer et nytt system som også er forsinket?
— Utvikling og implementering av nytt verifikasjonssystem og nytt sykehusapoteksystem er to adskilte prosesser. Vi regner med at alle utfordringene som har vært med nytt verifikasjonssystem snart er løst. Implementering av nytt sykehusapoteksystem ligger såpass mye lengre frem i tid, så utfordringene med nytt verifikasjonssystem med tanke på implementering av nytt sykehusapoteksystem anser vi som uproblematisk.

De fire sykehusapotekforetakene har gjennomført anbud og lager felles løsning for reseptur og butikk, men har hver sine løsninger for ERP (produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi). Sykehusapotekforetakene er så tett knyttet til sine eiere i helseforetakene at de mener det er bedre å utvikle ERP-løsningene i samarbeid med dem enn sammen med hverandre.

Sykehusapotekene ved Lovisenberg og Diakonhjemmet har helt egne prosesser og løsninger.

— Vil gjøre hverdagen enklere for farmasøytene

Administrerende direktør i Apotekforeningen, Per T. Lund, kan ikke love at alt går smertefritt når Eik innføres, men han er sikker på at det vil gjøre hverdagen enklere for de ansatte i apotekene. 

— Nå er verifikasjonssystemet innført, men fungerer ikke helt som det skal, og det er overgangsordninger som antakelig varer ut 2019, og det ser ut som det kan være helt i gang i 2020. Da kommer dere med et nytt system i 2021, som kanskje ikke fungerer hundre prosent. Er dere bekymret for at brukerne i apotekene blir lei av alle de nye systemene?
— Jo, det synes jeg er uheldig. Jeg har snakket med apotekere, og de blir litt apatiske når de må bruke verifikasjonssystemet uten at det fungerer skikkelig. Det er litt trist, sier Lund og påpeker at han ikke kan love at alt går problemfritt når Eik innføres.  

Det vil alltid være noen feil i nye datasystemer som må rettes opp etter at det er tatt i bruk, og han vil heller gi brukerne realistiske forventninger. 

— Men jeg mener formålet med verifikasjonssystemet er godt og det nye apoteksystemet vil gjøre hverdagen enklere for farmasøytene. Det er nettopp for å sikre kvaliteten på systemet, at vi utsetter lanseringen.

Kontrakten med Capgemeni har en verdi på rundt 430 millioner kroner. Forsinkelsene vil også øke utgiftene. 

— Det vil få økonomiske konsekvenser, men omfanget og hvordan det skal håndteres er foreløpig ikke klarlagt. I første omgang har vi i replanleggingen lagt vekt på å få lagt en ny, realistisk tidsplan for prosjektet. De økonomiske konsekvensene jobber vi videre med fremover, og må komme tilbake til, opplyser Lund.