Apotekets internkontroll

Apotekets internkontroll baseres gjerne på skriftlige prosedyrer, sjekklister/skjemaer og målinger. Eksempler på arbeidsoppgaver som kan dokumenteres og brukes som grunnlag for apotekets internkontroll er feilekspedisjoner og interne avvik, kundeklager, nødekspedisjoner, anbrudd og kvalitetsmålinger som for eksempel leveringsgraden for legemidler fra apotek til kunde.

Hensikten er å sikre en faglig forsvarlig apotekpraksis gjennom systematisk overvåking, regelmessig gjennomgang og iverksettelse av tiltak. I tillegg brukes dokumentasjonen overfor myndighetene for å vise at sentrale lovkrav etterleves på en slik måte at apotekkundens sikkerhet ivaretas.

Kvalitetsrapportering på kjedenivå

Siden våren 2006 har alle apotek i Vitusapotek-kjeden rapportert inn sine nøkkeltall og kvalitetsmålinger til fagavdelingen sentralt for sammenstilling i kvartalsvise kvalitetsrapporter. Målgruppen for rapporten er ledelsen, driftsapparatet, sentrale tillitsvalgte og apotekere, der hensikten er bedre internkontroll gjennom et felles grunnlag for læring og forbedring på tvers.

Kvalitetsrapportene gir informasjon om omfanget av sentrale arbeidsoppgaver i apotekene, status for avvik som f.eks. feilekspedisjoner og resultatet av ulike målinger.

Rapportering som grunnlag for forbedringer

På hvilken måte har rapporteringen bidratt til forbedring? Selv om ikke Vitusapotek har lang erfaring med dette, er det allerede avdekket konkrete forhold som krever fokus og tiltak.

Eksempler på forbedringsområder basert på rapporteringen:

  • behov for forbedringer av definerte prosedyrer
  • benchmarking av leveringsgradsmålinger på regionalt nivå
  • avdekket risiko for feilregistrering av Furadantin
  • bekreftet at reekspedisjon i FarmaPro kan være en kilde til feil
  • avdekket hvilke feil som har resultert i de mest alvorlige feil- ekspedisjonene

Dette har bl.a. resultert i revisjon av enkelte prosedyrer, endret rekkefølge av ulike styrker av Furadantin i vareregisteret i FarmaPro, og flere planlagte tiltak for å redusere risikoen for feil i reseptekspedisjonen.

Forventningene på sikt er at denne rapporteringen vil resultere i forbedringstiltak som utvikler og ansvarliggjør mennesker og kritiske prosesser. Drevet frem av ønsket om kundetilfredshet og sikkerhet som beskrevet i den nasjonale strategien for kvalitetsforbedring i helsevesenet (1).

«Og bedre skal det bli»?

Verdien av rapporteringen vil avhenge av kvaliteten på de tallene apotekene melder inn. Dagens rapportering er basert på manuelle registreringer som meldes inn elektronisk til fagavdelingen. Dermed vil både underrapportering og mangelfull registrering påvirke resultatet og begrense bruken av kvalitetsrapporten. Noe som er velkjent i helsevesenet for øvrig.

Det foreligger derfor konkrete forbedringsbehov i forhold til metoden, som f.eks. et enklere og mer automatisert rapporteringssystem, og en bedre sikring av kvalitetsdokumentasjonen som registreres i apotek. Det etterlyses en bedre tilpasning i apotekenes dataprogram, FarmaPro, slik at lovpålagt dokumentasjon automatisk registreres ved gjennomføring av oppgaver som f.eks. anbrudd og tilberedning av antibiotikamikstur og avvik som kan påvirke sikkerheten. Forhåpentligvis vil det allerede bli bedre ved neste generasjon FarmaPro.

Og enda bedre ville det bli om kvalitetsrapporteringen kunne presenteres på bransjenivå, der hver enkelt kjede eller apotek kunnesammenlikne egne målinger med bransjen for øvrig. Dette ville gi apotekbransjen et verktøy for å utøve internkontroll som sikrer etterlevelsen av felles standarder og muligheten for å definere kvalitetsindikatorer. I tillegg til å gi et bedre grunnlag for å dokumentere faglige konsekvenser av endringer og omstillinger i apotek på både kort og lang sikt.

Referanse

    1. ... Og bedre skal det bli! Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring i Sosial- og helsetjenesten, www.shdir.no

    (Publisert i NFT nr. 3/2007 side 19.)