Leserbrev: Automatiske bestillingssystem en utfordring
Reidun Breivik
Er de automatiske varebestillingssystemer «riktig styrt» for god kundeservice og for en effektiv apotekhverdag? En utrolig forbedring fra defektkortenes tid, som jo også den gang var et stort framskritt. Men er de gode nok? Utnytter vi dem maksimalt og er kommunikasjonen mellom grossist og apotek god nok?
Som vikar på en del apotek de siste årene og prat med kollegaer fra andre kjeder ser jeg to hovedproblem:
Man har altfor mange rester av varer som går hyppig, er billige og har god holdbarhet. Her jobber det automatiske systemet sent.
Men merkelig nok jobber det raskt, hvis man tilfeldigvis en dag har solgt uvanlig mange av ett varenummer. Da kan man få inn, kanskje allerede dagen etter, like mange eller flere, selv om det er langt over gjennomsnittlig måneds forbruk. Dette er uavhengig om det er en dyr vare, har dårlig holdbarhet, eller er voluminøs. Alle varer man får uvanlig mange av blir en «tidstyv». Mest bry gir dette hvis det er kjøleskapsvarer. De gir plassproblemer og er i tillegg mer kompliserte å returnere.
God leveringsdyktighet er selvfølgelig det viktigste her, både for kundeservice og arbeidsbelastning. Minimumsdefektpunktet kan overstyres. Det bør man gjøre straks man eventuelt har problemet.
De apotek som ikke overstyrer risikerer:
- for mange rester
- kunden får stadig bare delvis antall, for eksempel 1 x 100 istedenfor 2 x 100
- samme varenummer bestilles mye oftere enn nødvendig, noe som blir arbeidskrevende både for apotek og grossist.
Altfor mange apotek tør ikke / har ikke tid eller kan ikke, fordi altfor få har lagertilgang/kunnskap om overstyring. Noen rester må man selvfølgelig ha, men jeg tror at med en god lagerstyring kan antall rester reduseres betydelig.
Hver rest tar til sammen minst 15 minutter. Når man har rundt 30 rester, sier det seg selv at det tar tid for personale som har viktigere ting å gjøre.
Jeg tror det må være noen misforståelser mellom grossist og apotek, da mange tror de ikke har lov til å overstyre min. defektpunkt, max lager.
Personlig tror jeg at de farmasøyter som er mest borti Rx-varer best kan vurdere når man bør overstyre. Eller også om man skal lagerføre en ny vare.
Man sparer dermed tid for alle ansatte, og enda viktigere, man kan gi bedre service. Kunder som ofte må til andre apotek for å få varen eller må komme tilbake / ny forsendelse, forsvinner kanskje til en konkurrent?
Hvis man ikke overstyrer tar det for lang tid å bygge opp et riktig lager. Samme kunde kan stadig få 1–2–3 enheter for lite. Det kan skje i månedsvis hvis man ikke korrigerer.
Som nevnt i mitt leserbrev i NFT nr. 5/2010 om tidkrevende rutiner, mener jeg fremdeles at alle farmasøyter som har med reseptbehandling å gjøre, bør ha lagertilgang og riktig kunnskap om hvordan man kan overstyre enkelte varenummer. Den varen som farmasøyten behandler, der og da, kan overstyres mens kunden er der. Gule lapper til logistikkansvarlig er bare til heft og det kan ta lang tid før det blir opp-rettet.
Selv om jeg er pensjonist og nesten ute av «systemet», kan jeg ikke dy meg å si ifra om dette. Jeg synes det er så unødvendig at man ved enkelte apotek kanskje ikke engang er klar over at man kan gjøre noe med alle restene. Kanskje kan de automatiske bestillingssystemene forbedres? Kanskje kan kommunikasjonen mellom apotek og grossist forbedres?
(Publisert i NFT nr. 12/2010 side 37.)