Apotekene svikter i systemkontrollen
Apotekeren har ansvaret for at apotekets rutiner og datasystemer ivaretar sikker reseptekspedisjon. Feil kan forebygges gjennom systematisk kontroll av FarmaPro og apotekpersonalets bruk av FarmaPro. En undersøkelse Legemiddelverket har gjennomført tyder på at mange apotekere har for lav bevissthet om dette.
Tekst: Jørgen Huse, legemiddelinspektør, Statens legemiddelverk
Legemiddelverket får mange spørsmål om ansvarsforhold ved reseptekspedisjon og vi har ved flere anledninger uttalt oss om dette. (Se for eksempel artikkelen «Ekspedisjonsretten i endring» i NFT nr. 12/2006.) Et vanlig spørsmål er hvilket ansvar ekspederende farmasøyt har dersom det skjer en feilutlevering? Generelt gjelder at den enkelte medarbeider bare har ansvar for sin del av ekspedisjonsarbeidet og at forskriftene definerer hvilke oppgaver som kreves utført av farmasøyt. I denne artikkelen setter vi søkelyset på det systemansvar apotekeren har i ekspedisjonsarbeidet.
Tematilsyn avdekket rutinesvikt
Legemiddelverket har i år gjennomført et tematilsyn med ekspedisjonsarbeidet ved 18 apotek. Et viktig mål var å se hvor bevisste apotek er i sin bruk av FarmaPro for å sikre korrekt bruk av dataverktøyet og derved bidra til høy ekspedisjonssikkerhet. 15 apotek hadde gjennomført obligatorisk strekkodekontroll, herunder fem med obligatorisk farmasøytkontroll. Ekspedisjonssikkerheten avhenger da i stor grad av at FarmaPro anvendes korrekt og er korrekt innstilt.
Her er et utvalg av resultatene som fortjener spesiell oppmerksomhet i forhold til diskusjonen om ansvar i ekspedisjonsarbeidet:
- Legemiddelverket er opptatt av at apotek har systemer som sikrer kontroll med tilgangsrettigheter i FarmaPro, slik at ikke «hvem som helst» kan endre innstillingene. Over halvparten av apotekene hadde ikke særlige rutiner som innskrenket adgangskontrollen.
- Innstillingen i FarmaPro var vanligvis styrt av dataansvarlig eller apoteker og var ofte basert på erfaringer fra andre apotek. Bevisstheten omkring hva som er korrekte innstillinger var ofte lav.
- Ingen av apotekene hadde en løpende systematisk kontroll av innstillingene i FarmaPro. Undersøkelsen viste ett tilfelle hvor en kritisk innstilling var endret i flere måneder uten at dette var blitt oppdaget.
- Under tilsynet ble rapportene «reseptstatus farmasøytkontroll» og «reseptstatus strekkodekontroll» tatt ut for å se i hvilken grad disse kontrollelementene faktisk ble utført eller også overstyrt. På ett apotek med obligatorisk strekkode- kontroll var 2/3 av reseptene ikke strek- kodekontrollert. For de fleste apotekerne var disse verktøyene ukjente, og med ett unntak ble de ikke benyttet i apotekets kvalitetssikringsarbeid.
Felles definisjon av feilekspedisjon
Tilsynet avdekket også fortsatt stor variasjon i hva som regnes som en feilekspedisjon. Mange av apotekene registrerte ikke feil som oppdages av kunden etter at siste kontroll er foretatt, dersom kunden fortsatt er i apoteklokalet. Legemiddelverket anmoder bransjen om å etablere en felles praksis for hva som regnes som feilekspedisjon.
Systematisk kontroll nødvendig
Apotekeren har ansvaret for at apotekets rutiner og datasystemer ivaretar sikker reseptekspedisjon. Feil kan forebygges gjennom systematisk kontroll av FarmaPro og apotekpersonalets bruk av FarmaPro. Legemiddelverkets undersøkelse tyder på at mange apotekere har for lav bevissthet om dette.
(Publisert i NFT nr. 10/2007 side 8.)