Tekst: Kathrin Bjerknes, sykehusapoteker, Sykehusapoteket Lørenskog og Kjell Tore Myre, prosjektkoordinator, Ahus

Etter nedstenging av legemiddelkjeden gikk Sykehusapoteket Lørenskog tilbake til levering på «gamlemåten» med hele forpakninger sendt opp til avdelingene. Kun rørposten ble benyttet av den nye teknologien. En gjennomgang av erfaringene ved oppstarten konkluderte med noen hovedpunkter. En utrulling av den nye legemiddelkjeden samtidig på hele sykehuset var ikke gjennomførbart verken for apoteket eller sykehuset. Innføringen av ny teknologi krever ikke bare kunnskap om maskinene, men en helt ny måte å tenke på og en større grad av disiplin når det gjelder lagerstyring, bestillingstidspunkter og strikt oppfølging av prosedyrer.

Pasientspesifikk leveranse medførte direktesendt legemiddel fra apotek til sykepleier ved seng. Det innebar hyppig utsending av rørpost, som ble opplevd som avbrudd i arbeidet for sykepleierne. De måtte stadig ut og hente rørpost. Det var også vanskelig å få legene til å gjennomføre faste bestillingstidspunkter, noe som førte til en stor andel hastebestillinger. Nytt sykehus med ny organisering av arbeidsdagen også på andre arbeidsområder, gjorde at hverdagen totalt sett ble for utfordrende.

Komplekst system
På apoteket måtte også driften legges om og tankegangen skiftes ut når ny legemiddelkjede skulle implementeres. Det var ikke enkelt alltid å se sammenhengen mellom egne handlinger og feilmeldinger fra systemet. Grensesnittet mellom de ulike teknologiske komponentene som legemiddelkjeden består av viste seg heller ikke å være ferdig utviklet for robust fullskala drift. Ingen hadde utviklet et så komplekst system tidligere, med så mange elementer involvert. Det ga personalet store utfordringer. Mye skulle læres på kort tid, samtidig som leveransene til sykehuset skulle opprettholdes.

Levering av endoser gir økt kvalitetssikring og pasientsikkerhet, men er mer ressurskrevende enn levering av hele forpakninger. Driftsformen med leveranse direkte ut til pasienten gjorde døgndrift nødvendig. I tillegg er Ahus bygget for at alle pasientspesifikke injeksjonsløsninger skulle lages på apoteket, som en del av kvalitetsstandarden. Apoteket vokste derfor fra 30 til 64 årsverk i løpet av 2008. Det var travle dager med både ny teknologi og mange nye medarbeidere på apoteket. Heldigvis er Sykehusapoteket Lørenskog kjent for et godt miljø, og det er mange ildsjeler som har stått på siden 2008.

Ny strategi
Etter nedstenging av legemiddelkjeden ble det arbeidet hardt med en ny strategi. Man gikk bort fra pasientspesifikk leveranse, men ville beholde kvalitetssikringen ved sporbarheten. Det elektroniske bestillingsverktøyet Delta var grunnpilar for bestillinger fra avdelingene og forsendelser fra apoteket også i den nye strategien. Delta kommuniserer med endose-pakkemaskinen og FarmaPro apotekstyringsprogramvaren. Forskjellen er at i stedet for leveranse direkte til sengekanten, ble legemidlene levert ut i bolker til Delta-styrte lokale lagre på sengetunene. Legemidlene skannes inn og ut i Delta lokalt lager, og lagernivået dokumenteres i henhold til dette. I samarbeid med apoteket settes ulike nivåer for ulike legemidler tilpasset behovet på den enkelte avdelingen. Når beholdningen går under fastsatt minimumsnivå, sendes automatisk bestilling til apoteket som produserer endoser og sender ut via rørpost, eller automatiserte vogner (AGV).

De første Delta-styrte lokale lagre ble satt opp på dagåpne avdelinger i 2009. Denne gangen ble ett og ett lager satt opp, og fulgt opp nøye. Disse avdelingene ble valgt ut på grunn av oversikteligesmå lagre. Samtidig ble grensenittet mellom de ulike delene videreutviklet og kompetan-sen hos brukerne både på apoteket og sykehuset økt. I år har Delta-styrte lokale lagre blitt satt opp på de resterende somatiske avdelingene. Til sammen er 54 Delta-styrte lokale lagre nå i full drift på Ahus.

Unik strekkode
Forskjellen på industriproduserte endoser og endoser produsert på Sykehusapoteket Lørenskog er den unike strekkoden som kan leses i Delta. På den måten er elektronisk lagerstyring og sporbarhet ute på avdelingene mulig. Når nå Ahus tar i bruk elektronisk kurvemodul i pasientjournalen (EPJ) kan disse endosene dokumenteres inn i journalen. Sykehuset har da oppnådd pasientidentifiserbar legemiddelleveranse. Kvalitetssikringen og pasientsikkerheten er da økt signifikant, uten de ekstra endringer i driftsrutiner som leveranse direkte til sengekanten medfører for sykepleierne.

Strabasiøst, men lærerikt
Veien frem til etablering og drift av Delta-styrte lokale lagre med endoser produsert på Sykehusapoteket Lørenskog har vært utfordrende og lærerik, og til tider strabasiøs. Omlegging til endoseproduksjon har ikke bare vært innføring av teknologi som nytt fagfelt, men krevd omlegging av tankegang i forhold til hvordan vi tenker og arbeider som farmasøytisk helsepersonell. Dessuten har vi innført turnusarbeid på apoteket med arbeidstid 365 dager i året. I perioden med pasientspesifikk legemiddelleveranse var apoteket døgnåpent, mens vi nå jobber dag- og kveldsskift.

Vi har utviklet ny driftsmodell og ny teknologi parallelt med kompetanseheving og leveranser til sykehuset. Dette har vært krevende og har i perioder ikke gått helt etter planen med mye nedetid på endose-pakkemaskinen. Løsningen ble å hente inn mer teknologisk kompetanse på apoteket, samtidig som fokus på å redusere brukerfeil både på apoteket og sykehuset ble intensivert. Apoteket har i dag ansatt egen ingeniør, med ansvar for teknologien. I tillegg gis utvidet teknisk opplæring i vedlikehold til en mindre gruppe teknikere og farmasøyter, som har et ekstra ansvar i forhold til teknisk vedlikehold av maskinen.

Konstruktivt samarbeid
Samarbeidet med sykehuset er nært og konstruktivt, og vi ser at brukerne tar i bruk og utnytter mulighetene. At Delta og endoser hever pasientsikkerheten, ser vi av avviksregistreringene våre på sykehuset og apoteket. Antall avvik knyttet til legemiddelhåndteringen går ned, og de manuelle avvikene dominerer listen. Det gir oss tro på at dette er veien å gå. Vi leverer nå stabilt til Ahus med i underkant av 4000 endoser per døgn.

2011 blir nok et spennende år for oss, hvor vi skal ta over det daglige teknologiske vedlikeholdet av legemiddelkjeden fra leverandør og samtidig øke leveransene i tråd med planlagt aktivitetsøkning på Ahus. Fremtiden på Sykehusapoteket Lørenskog vil fortsatt by på utfordringer, som vi er sikre på at vi skal løse med godt tverrfaglig samarbeid.

(Publisert i NFT nr. 2/2011 side 22–23.)