Sykehusapotekene holdt seg på toppen av koronabølgen
Sykehusapotekene føler de taklet første del av koronakrisen godt og mener de er godt forberedt på flere smittebølger.
Tidlig i juni begynte sykehusapotekene å føle at de kunne slappe litt mer av, og både ledelse og ansatte er enig om at de foreløpig har taklet koronakrisen godt.
— Jeg synes vi har landet godt. Det har vært en hektisk vår, og vi har måttet jobbe annerledes enn vi har gjort før. Det viktigste har jo vært å sikre at vi har leveranser til sykehuset og at sykehuset får det de trenger både av folk, kompetanse og legemidler. Og det har vi klart hele tiden, sier avdelingssjef for farmasøytiske tjenester ved Sykehusapotekene Oslo, Inger Johanne Ø. Kjelsen fornøyd.
— Nå oppleves det som vi er tilbake i normal drift. Sykehuset tar opp mer og mer vanlig drift, og vi følger det, legger hun til og skryter av alle som har tatt i et ekstra tak for å delta på dugnaden.
— Jeg synes folk har vært utrolig fleksible og innstilte på at «dette fikser vi». Man har snudd seg og tatt nye oppgaver og vært kjempefleksible til å stå på for å få dette til å gå, slik at vi kom ut av første bølgen trygt.
Utfordrende med informasjon
Kjelsen tror den største utfordringen har, som for mange andre i disse månedene, vært informasjon.
— Det som kanskje har vært vanskeligst er å sikre at vi har fått gitt nok informasjon til enhver tid, for det er ganske stort spenn på hva folk ønsker å vite og hvor detaljert man ønsker informasjon, men der også synes jeg vi landet godt, sier hun og forklarer at de kom tidlig i gang med daglige statusmøter i ledergruppen i apoteket, hvor verneombud deltok, og ukentlige møter med tillitsvalgte.
Samtidig var det en utfordring å rydde i informasjonen. Det kom til tider mye informasjon, og kunnskapen endret seg hele tiden.
Hun får støtte av hovedtillitsvalgt i Sykehusapotekene HF, Irvin Cehajik, og tillitsvalgt i avdelingen for farmasøytiske tjenester, Lloyd Mbugua Kangu.
— Jeg synes det stort sett har gått veldig fint, men det er nok det med informasjonsflyten som har vært utfordrende, mener Mbugua Kangu.
Cehajik er enig og bekrefter at det har vært godt samarbeid mellom ledelsen og de tillitsvalgte og at de aller fleste ansatte har vært entusiastiske til å bidra i dugnaden.
— Som sykehusapotek har vi det i ånden at vi vil støtte sykehusene. Det samme skjedde egentlig under 22. juli; at man mobiliserer veldig kraftig og er på tilbudssiden veldig fort, sier han.
Må tilbake til normalen
Beredskapsnivået var i starten av juni på grønn, og alle føler de er på vei mot en normalisering, men Cehajik erkjenner at han kanskje er mer hissig etter å komme tilbake til normalen enn ledelsen er. Ikke minst er det viktig for å unngå slitasje på innsatsviljen til de ansatte.
— Jeg tror det er viktig at man ikke opprettholder beredskapsnivået høyt for lenge. Jeg tror det er viktig at man prøver å gå ned til normalen for så å ta opp hvis det er behov. Vi har planer. De viste seg å fungere bra, så da er det bare å ta dem opp igjen hvis vi møter samme situasjon, sier han og tilstår at han er avhengig av folk rundt seg og at han kribler etter å komme seg ut av hjemmekontoret og inn i verden igjen.
Tok på seg nye oppgaver
Da krisen startet, ønsket sykehusene flere farmasøyter tilgjengelig på intensivpostene for å kunne ta problemstillinger med legemidler etter hvert som de dukket opp. Avdelingen til Kjelsen kunne stille opp med flere farmasøyter ved å omfordele oppgaver. Farmasøytene kunne samtidig ta mer ansvar for å holde orden på medisinlagrene og oppfylling av medisinlagrene for å avlaste avdelingen for sykehusleveranser som forsyner sykehusene med legemidler og tjenester.
— Sykehusleveranser hadde jo også et voldsomt kjør med mye mer bestillinger og oppbygging av nye medisinlagre i forbindelse med at det plutselig var nye poster som skulle få nye typer pasienter og trengte nye legemidler, sier hun og føyer til at det samtidig var en fordel at de ansatte i sykehusleveranser ikke måtte inn i koronakohortene.
— Det handlet også om tilgjengelighet på smittevernsutstyr: For da måtte de jo kle seg i full smitteverndrakt før de gikk inn, og man kunne ikke gå ut og så gå inn, for da måtte man skifte på nytt.
Gjorde flere smitteverntiltak
På sykehusene og sykehusapotekene er fokus på smittevern uansett høyt, men noen ekstra grep ble gjort under koronakrisen. I tillegg til å opprette egne kohorter eller poster for koronasmittede, ble det lagt vekt på å bruke hjemmekontor for de som kunne, bruke videosamtaler og unngå for mye reising mellom de forskjellige sykehusene og apotekene.
Sykehusleveranser delte seg i grupper for å sikre drift i tilfelle noen skulle bli smittet. I publikumsavdelingene ble de ansatte delt inn i lag, slik at det alltid ville være et lag som kunne jobbe ved smitte. Kjelsen påpeker at mange ansatte på sykehusapotekene er spesialiserte og at det ikke alltid er så lett å organisere grupper eller bytte oppgaver siden det er få ansatte som kan utføre de enkelte oppgavene.
— Vi var ganske tidlig på: Hvem kan gjøre hva hvis det kniper, sier hun og forklarer at de nå har en bedre kartlegging over hvem som kan gjøre andre oppgaver ved behov og at de har gjennomført opplæring så flere kan ta forskjellige oppgaver.
For de 19 publikumsavdelingene i Sykehusapotekene HF har det vært store forskjeller på hvordan de har blitt påvirket. De fleste publikumsavdelingene er inne i sykehusene hvor adgangen har vært begrenset og har nesten ikke hatt trafikk, mens de som ligger utenfor sykehuset, som ved Ullevål, har det tidvis vært hektisk. Utenom bruk av vektere på Ullevål har de stort sett løst situasjonen på samme måte som andre apotek.
— Der har vi vært helt på linje med det bransjen for øvrig har lagt seg på, sier Kjelsen.
Klar til å levere ferdig opptrukne sprøyter
På produksjonsavdelingen jobbet de i starten mye med å forberede en mulig beredskapsproduksjon, men foreløpig har det ikke blitt utført i praksis.
— Vi fikk en henvendelse om vi kunne levere ferdig opptrukne sprøyter med de vanligste intensivlegemidlene, slik at sykepleierne kan få noe avlastning med opptrekkene. Vi snudde oss for å kunne få dette på plass, men da var pasientantallet allerede på vei ned, og behovet falt dermed bort, sier hun.
— Men, da er grunnlaget lagt hvis det kommer en ny bølge.
På produksjonsavdelingen er smittevernplanene alltid strenge, og det har ikke vært noen store endringer.
— Man er veldig bevisst på å ha alt på stell der, smiler Cehajik og forklarer at det dukket opp smitte, men da var det bare å følge vanlig prosedyre, vaske ned og starte opp igjen.
Mye bekymring, lite smitte
Cehajik oppfatter at de fleste medlemmene er fornøyd med hvordan apoteket har taklet smittevern, men i sykehusapoteket som i de andre apotekene har det vært en del bekymring rundt smitte og frykt for å ta med seg sykdommen hjem til slekt i risikogruppen. Både han og Kjelsen føler de lyktes godt med smittevernet og viser til at i starten av juni var det bare tre av Sykehusapotekene Oslos rundt 300 ansatte som var smittet. Det har heller ikke vært mange i karantene bortsett fra at flere satt i karantene på grunn av reiser i februar og starten av mars.
Godt samarbeid mellom ansatte og ledelse
Fagforeningen og de ansatte ønsket å være på tilbudssiden for å delta på dugnaden, og det var stort sett enighet om å åpne for at arbeidstiden kan skifte på kortere varsel og arbeid på røde dager i påsken. På et tidspunkt følte de at reglene ble for romslig tolket av apoteket, men gode samarbeidsformer gjorde at de fikk diskutert det med ledelsen og ble enig om en liten innstramming.
Til tross for lite aktivitet på noen av publikumsavdelingene var det heller aldri snakk om permittering, bare omplassering.
— Vi har også foretatt noen heldige grep. Vi overtok forsendelsen av forbruksartikler for behandlingshjelpemiddelsentralen for Oslo universitetssykehus, sier han og forklarer at mye av det kunne bestilles digitalt og sendes i post.
Kjelsen føler også at de stort sett har vært på linje og vært enige. Nå er alle avtaler tilbake til normalt, og det er ikke røde dager før jul. I juni var det ferieavviklingen som var en liten utfordring. Det blir viktig å fordele feriene utover, slik at det er jevn bemanning gjennom sommeren og høsten.
— Vi vet det kanskje kommer en ny bølge i september, oktober, og da er det dumt hvis vi sitter i en situasjon hvor vi har halve avdelingen på ferie, smiler hun.
Heftig arbeidspress i hele landet
Midt-Norge: Krevende å være i beredskap
Ved Sykehusapotekene i Midt-Norge har de kjørt to lag som har byttet mellom å være på hjemmekontor og på jobb i stort sett alle deler av organisasjonen for å være sikker på at de har kunne opprettholde en trygg legemiddelleveranse ved eventuell smitte. Sykehusene og apotekene i Midt-Norge hadde gul beredskap siden midten av mars og frem til andre uken i juni, hvor de gikk til grønn.
Administrerende direktør Dag Hårstad skryter av hele organisasjonen som har jobbet godt med å etablere beredskap, stått godt i beredskap og unngått smitte.
— Vi har klart oss bra, men det har vært ganske heftig arbeidspress for mange, vedgår han.
Usikkerhet rundt mulig sykdomsutvikling og det å være i beredskap har vært krevende for de ansatte, men utvidet kriseledelse har hatt hyppige møter og godt samarbeid med hovedtillitsvalgte og verneombud. Det har gjort at de har fått ut informasjon i hele organisasjonen.
At de har unngått smitte i apotekene og at både ansatte og styret er fornøyd, ser Hårstad som en sterk indikasjon på at de kom seg godt gjennom årets første måneder og starten av koronakrisen.
Han siterer en spørreundersøkelse foretaket gjennomførte, hvor de ansatte sier at «til tross for at mange har fått endrede oppgaver, så har de fått tilstrekkelig opplæring og informasjon, lederne har vært tilgjengelige, og smitteverntiltakene er oppfattet som tilfredsstillende». De ansatte svarer også at de har opplevd stor grad av trygghet og mestring.
— Og kanskje viktigst av alt, i en vanskelig tid, har de også opplevd stor grad av sosial støtte og hjelp av kolleger.
Vest: Dugnadsånd
I Sjukehusapoteka Vest har de akkurat gjennomført en delevaluering når vi snakker med HR- og organisasjonsdirektør Berit Beate Berntsen i midten av juni.
— Hovedkonklusjonen er at vi har kommet oss ganske godt gjennom koronasituasjonen, sier hun og opplyser at de fikk gode tilbakemeldinger fra styret og ansattrepresentanter da de la frem evalueringen for styret dagen før. På det tidspunktet hadde de hatt noen ansatte i karantene på grunn av testing og reiser, men ingen smittede.
— Men vi skal ikke skjønnmale. Det har vært en krevende periode og alle har hatt sine bekymringer, legger hun til.
Hun forklarer at hovedprioriteten deres under koronakrisen har vært sikker leveranse til sykehus og andre kunder og en trygg arbeidshverdag.
Berntsen mener de har klart seg bra på grunn av godt samarbeid og dugnadsånd.
— Vi hadde ikke kommet gjennom dette på den gode måten uten den fleksible og konstruktive holdningen som våre medarbeidere har vist, sier hun og har oppfattet det som at de ansatte er like fornøyd med ledelsen og viser til Sjukehusapoteket i Stavanger hvor ledergruppen en morgen kom på jobb og ble møtt av en stor blomsterbukett fra de tillitsvalgte.
Ved Sjukehusappoteka Vest reagerte de raskt da koronakrisen satte fart og hadde mange tiltak klart tidlig, både overfor de ansatte og kunder i utsalgene.
Selv om vestlendingene alltid har vært spredt over store avstander med apotek i Stavanger, Førde, Bergen og Haugesund, og alltid har brukt mye digital kommunikasjon, var det uvant for mange og det krevde stor innsats for å sikre god informasjon til alle, men hun føler alle har stått på for å gjøre overgangen best mulig.
— Folk har vært veldig kreative, konstaterer hun.
Sjukehusapoteka fikk også god respons på sin kampanje #sjukehusapotekatrengdeg som mobiliserte 60 koronavikarer, fra studenter til pensjonister og andre imellom, som ble brukt i varierende grad i til sammen 4000 arbeidstimer.
— Vi er 250 ansatte, så de utgjorde et betydelig omfang.
Hun uttrykker samtidig skuffelse over at pensjonistene i POA (Pensjonsordningen for apotekvirksomhet) som stilte opp, fikk avkortet pensjon.
— Det ble gjort mye bra tilpasning sentralt rundt arbeidsorganisering, også for pensjonister i POA, men den lovendringen var avgrenset til sykehus og kommuner, så de som tok jobb i sykehusapotek og apotek, de fikk forkortet pensjon. Det var litt skuffende.
Nord-Norge: Usikkert og uforutsigbart
Nord-Norge har ikke hatt det største smittepresset under koronakrisen, men har uansett måttet gå i beredskap og gjennomføre tiltak. Når NFT ringer Sykehusapotek Nord i slutten av juni, er de i grønn beredskap og har vært det siden mai, da de gikk ned fra gul.
— Jeg synes vi har taklet det bra, men det har vært utfordrende for det var så usikkert og uforutsigbart, og vi var rett og slett engstelig for å gjøre feil, sier administrerende direktør Espen M. Hauge som understreker at de er klar for en ny bølge.
— Vi er beredt og følger med, men vi er rolige.
I nord har de gjort mye av det samme som de andre foretakene. Hauge forklarer at det første de gjorde var å legge alt arbeid til side for å fokusere på hovedprioriteringene som er å sikre legemiddeltilgangen og forhindre at ansatte blir smittet.
— Vi har tatt vår del av ansvaret ved å hjelpe til å sikre at det har vært tilstrekkelig med legemidler i Nord-Norge, uten at vi har hamstret.
Ansatte som jobber med rådgiving og utvikling har blitt omplassert til blant annet leveranse for å sikre driften, og han er fornøyd med at de ikke har merket noen større problemer med legemiddelmangel nå enn det har vært de siste årene.
— Det korte svaret er at legemiddeltilgangen har vært god, men det kom ikke av seg selv, sier han og skryter samtidig av det nasjonale samarbeidet om legemiddelberedskap.
Smitteverntiltakene de innførte har hatt ønsket effekt, og det har ikke vært noen smittede i apotekene, men noen var i karantene på grunn av reising i starten, og enkelte har holdt seg hjemme med symptomer på luftveissykdom.
Hauge opplyser at de fra ledelsens side har jobbet mye med å oppmuntre de ansatte og holde motivasjonen opp hos farmasøytene som er spredd over hele den store landsdelen.
— Det har vært veldig viktig for oss å støtte opp om folk sitt ve og vel. Vi skjønner jo at dette er en påkjenning for alle både i arbeidsliv og hverdagsliv. Jeg er imponert over de ansatte som har stått det av, sier han og skryter samtidig av ledergruppen som han synes har vært god på kriseledelse.
Han opplever at kommunikasjonen internt har vært god og at hele organisasjonen spiller på lag og virkelig har vist seg som det høyt kvalifiserte helsepersonellet de er.
(Publisert i NFT nr. 4/2020 side 22-25.)