F

Norsk Farmaceutisk Tidsskrift

Nyheter - Forskning - Trender

— En svært krevende anbudsprosess

På grunn av feil i anbudsprosessen i 2017 ble konkurransen der Apotek 1 gjenvant multidoseanbudet avlyst. Ett år senere vant NMD den nye anbudskonkurransen verdt en halv milliard kroner.

Illustrasjonsfoto: Apotek 1

Illustrasjonsfoto: Apotek 1

Jurist i Stavanger kommunes innkjøpsavdeling, Emilia Johanne Tufto, bekrefter overfor NFT at anbuds­konkurransen i 2017, som omhandlet ­multidoseleveranser for perioden 2018–2021, ble avlyst. Det kommer frem i en avgjørelse 30. januar 2018 fra Klage­nemnda for offentlige anskaffelser (KOFA).
— Bakgrunnen for dette var at den ­matematiske formelen i anbudet for ­evaluering av tildelingskriteriene ikke kunne brukes i evalueringen av ­prisene som ble tilbudt av leverandørene i ­konkurransen. I ny konkurranse ble det lagt inn ­«sperrer» for taktisk prising ved å flytte to av ­tildelingskriteriene til krav­spesifika­sjonen (absolutte krav) og dertil legge pakke­kostnadene (multidose, endose og flerdose) inn i totaltilbudet, heller enn å la leveran­dørene prise dette spesifikt. Også andre mindre prisposter (haste- og ­akuttbestilling) ble bakt inn i tilbudet, forklarer Tufto.

Konkurransen ble forskjøvet
Hun mener saken i KOFA dreide seg om de taktiske prisene til grossistene, og at de ikke kunne avhjelpes på annen måte enn å avlyse konkurransen som Apotek 1 hadde vunnet. Anbudstaperne Boots Norge AS og Norsk Medisinaldepot AS (NMD) klagde begge på avgjørelsen i anbudskonkurransen, og dette førte til behandling i KOFA.
— På grunn av KOFA-saken og ­om­arbeiding av konkurransen med mer ble ­konkurransen forskjøvet ett år – dette også for å sikre nok tid til gjennomføring av selve anbudskonkurransen, men ikke minst også for å sikre en implementeringsfase over 4–5 måneder ved potensielt leverandørbytte.
Stavanger kommune gjennomførte den nye anbudsprosessen i 2018 med fullmakt fra alle de involverte kommunene.
— Konkurransegrunnlag og strategiske valg er også diskutert underveis i prosessen med andre store kommuner i konkurransen (Bergen, Trondheim, Kristiansand, Bærum, Ålesund, Molde med flere). Kontrakten er laget som et innkjøpssamarbeid. Hver såkalt kontraktskommune (ti kommuner/innkjøpssamarbeid) har også tilknyttet sine ­samarbeidskommuner og eventuelle private enheter, som de signerer kontrakt for på bakgrunn av fullmakt. Dette er i likhet med gjennomføring av Oslo-anbudet, som også inkluderer en rekke andre kommuner enn Oslo, forklarer Tufto.
Som hovedregel skal alle kommunene følge opp sin egen avtale, men i saker der det trengs å følge opp forhold som angår alle kommunene i kontrakten, har ­Stavanger kommune hovedansvar. Dette kan for eksempel være bruk av sanksjoner ved vesentlig mislighold eller andre ­spørsmål som må koordineres på overordnet nivå for kommunene.
— Stavanger kommune er dessuten ­overordnet ansvarlig for implementeringen av avtalen og koordinering av denne med ­leverandøren, her sammen med ­ressurser fra Bergen kommune, Kristiansand ­kommune og Trondheim kommune.

Har diskutert ordlyden
— Har kommunene på en god nok måte kommunisert «spillereglene» overfor de aktuelle grossistene (databehandlere) i anbudskonkurransen?
— Når man gjennomfører et anbud med en verdi på en halv milliard kroner for 72 kommuner, er det godt gjort å ikke være etterpåklok med hensyn til ­enkelt­elementer i prosessen, herunder også knyttet til høringsfasen i starten hvor grossist­ene og ­kommunene hadde dialog om anbuds­prosessen. Med det sagt har ikke ­diskusjonen om dataoverføring (komplette ordinasjonskort) noe med anbudsprosessen å gjøre, understreker juristen.
Hun forteller at dagens avtale med Apotek 1 ble inngått for cirka fem år siden.
— Denne avtalen stadfester blant annet at grossisten skal samarbeide i ­overføringen av multidosepasientene til ny grossist, samt overføre nødvendig informasjon om ­leveransene som er inkludert i avtalen. Det er ordlyden i dette kontraktsvilkåret Apotek 1 og kommunene har diskutert med hensyn til utlevering av pasientdata.
Tufto påpeker at partenes diskusjon ­knyttet til forståelsen av GDPR heller ikke har hatt noe med anbudskonkurransen å gjøre.
— Ordlyden partene har diskutert, ­stammer fra inngått kontrakt. Det var ­ingenting som tilsa at kommunene og ­Apotek 1 ikke var enige om dette vilkåret da kontrakten ble laget for fem år siden.

Ikke problem med forrige leverandør
Hun trekker frem at spørsmålet om dataoverføring ikke engang ble tatt opp til diskusjon forrige gang kommunene ­byttet grossist. Den gangen ble multidose­kontrakten overført fra Boots til Apotek 1 ved årsskiftet 2013/2014.
— Ordinasjonskortene ble da levert ut i komplett utgave uten spørsmål fra Boots. Riktignok i papireksemplarer også den gang, men teknologien har gått videre de siste årene. Digitalisering er mye mer fremtredende i våre prosesser enn de var for fem år siden.
Tufto innrømmer at det har vært en svært krevende anbudsprosess, og sier at ­kommunen har lært mye om markedet.
— I ny avtale er overlevering av ­pasi­entdata spisset enda mer og ­kom­­­munene inngår også en egen Data­­behandler­avtale med NMD som mer ­detaljert ­beskriver spørsmål knyttet til ­personvern i henhold til GDPR og norsk lovgivning. Denne ­avtalen vil være signert før avtalen starter opp i januar. Partene ­arbeider nå med å ­kvalitetssikre enkelte detaljer i ­avtalen før signering skjer i dag eller i ­morgen, forteller Tufto til NFT 17. ­desember 2018.
Kommunen mener implementeringen med NMD nå flyter fint før grossisten tar over det fulle ansvaret for multidose­leveransene fra 1. januar 2019.
— Kommunene ser frem til oppstart av ny avtale i januar etter to år med mye jobbing for å få denne kontrakten på plass.


(Publisert i NFT nr. 1/2019 s. 8-9)