Hvem vet hva om hva?
Tekst: Randi Stabben Schei, informasjonsfarmasøyt og prosjektleder,
Apotek 1 Norge AS
Medarbeiderne viktigste ressurs
Apotekene har en stolt og lang tradisjon, og Apotek 1 er den største og den ledende apotekkjeden i Norge. Vi gir våre kunder løftet «Vår kunnskap – din trygghet». Dette løftet ønsker vi å holde. Apotek 1 ser på medarbeiderne som sin viktigste ressurs som det er viktig å ta godt vare på, og som skal gis muligheter til både faglig og personlig utvikling. Dessuten har alle medarbeidere i apotek rett til individuell kompetanseplan ifølge lønns- og arbeidsavtalen.
Tar kompetanse på alvor
Apotek 1 har 20 millioner kunder og ekspederer 12 millioner resepter i løpet av et år. Hvert eneste av disse kundemøtene er like viktige! Vi har som mål at alle våre kunder skal få dekket sitt behov, bli fornøyde og ønske å komme tilbake til oss. I tillegg ønsker vi at det skal være gøy, interessant og trygt å jobbe i våre apotek. For å lykkes med dette må vi ta kompetanseutvikling på alvor og gjennomføre det på en systematisk måte. Det skal ikke være tilfeldigheter som avgjør hvem som reiser på kurs og hvor god hjelp den enkelte kunde får. Gode kompetanseplaner skal bidra til at den enkelte utfører sine arbeidsoppgaver bedre, sørge for at apoteket har god kompetanse til å utføre alle viktige arbeidsoppgaver og bidra til et godt og positivt arbeidsmiljø. Da må man først være enige om hva kompetanse er, være klar over hvilke kompetanser det enkelte apotek har behov for og hvilke kompetanser apoteket faktisk har.
Kompetansemodell
Fagkompetanse som farmasifag, produktkunnskap, datakunnskap og lovkunnskap er grunnleggende for apotekvirksomheten. Fagkompetanse som ikke bli anvendt, ikke blir formidlet på en forståelig måte eller ikke blir anvendt på nye måter ettersom arbeidsformer og krav fra myndigheter endrer seg, er imidlertid til liten eller ingen nytte. Derfor har vi valgt en kompetansemodell med fire like viktige elementer, nemlig fagkompetanse, endringskompetanse, relasjonskompetanse og verdikompetanse.
Verktøy og dokumentasjon
For å identifisere områder med størst behov for utvikling og for å kunne dokumentere kompetanse, fant vi ut at en kompetansekartlegging var nødvendig. Vi ønsket også å benytte et elektronisk verktøy for å gjøre dette enklest mulig, og for å kunne håndtere og anvende data fra kartleggingen. Verktøyet måtte være enkelt nok til at alle kunne mestre det, ikke være for tidkrevende, men detaljert nok til å gi de svarene vi trengte. Vi valgte en leverandør med god kompetanse på IT, arbeidspsykologi og kompetanseutvikling. I samarbeid med leverandøren utviklet vi så et elektronisk verktøy som var tilpasset vårt behov. Verktøyet, som ble tatt i bruk i slutten av mars 2007, består av flere moduler som CV, egenevaluering av nivå innen fagkompetanser, egenevaluering av andre kompetanser, mal og referatfelt for utviklingssamtalen, kompetanseplan og rapporter. I tillegg til veiledningstekster i verktøyet, har vi lagt ut informasjon og veiledninger på intranettet vårt.
Nasjonal kompetansekartlegging
Alle våre faste medarbeidere og ledere i apotekene har nå fylt ut CV-modulen med bl.a. utdanning, arbeidserfaring, språkkunnskaper og kurs de har gjennomført, egenevaluering av fagkompetanser og andre kompetanser. Det har vært en svært god oppslutning omkartleggingen, og alle har lagt ned en fantastisk innsats i en travel hverdag! Under evalueringen av fagkompetanse vurderte medarbeideren seg selv på en skala fra 1 til 6. Beskrivelse av nivåene var lett tilgjengelig i verktøyet, og medarbeider så deretter forventet nivå til sin stilling på de ulike kompetansene under kartleggingen.
Utviklingssamtaler og kompetanseplaner
I løpet av høsten gjennomføres nå grundige utviklingssamtaler mellom ledere og medarbeidere der resultatene av kartleggingen står i sentrum. De diskuterer sterke og svake områder, og blir enige om hvilke tiltak den enkelte medarbeider skal ha i sin kompetanseplan for det kommende året. Både apotekets og medarbeiders behov skal tas hensyn til ved prioritering av utviklingstiltak, og alle faste medarbeidere skal ha en individuell kompetanseplan hvert år.
Rapporter
Det er mange rapportmuligheter i verktøyet. Det kan tas ut rapporter for et apotek, en region eller for hele landet. Vi kan bl.a. ta ut rapporter på språkkompetanse, fagkompetanser, kursaktivitet, utdanning og arbeidserfaring (se figurer).
Figur 1. Gjennomsnittlig nivå for et utvalg av fagkompetanser. Eksempelvis behersker de fleste hodelus, forstoppelse og diskresjon meget godt.
Figur 2. Fagkompetanser sortert etter antall medarbeidere som har forskjell mellom forventet nivå og nåværende nivå (gap).
Figur 3. Fordeling av medarbeiderne på de ulike nivåene innen bruk av FarmaPro-modulene resepthåndtering og kasse.
Hvilken nytte har vi av dette?
Medarbeidere får gjennom kartleggingen synliggjort sin kompetanse og et verktøy til å finne hvilke områder de har størst utbytte av å utvikle. Dette tror vi vil være en kilde til innsikt og motivasjon for faglig og personlig utvikling. På sikt vil dette gi større faglig trygghet og økt arbeidsglede for den enkelte medarbeider, og for apoteket blir kompetansebygging og kursaktivitet mindre tilfeldig. Kjeden får dokumentasjon på kompetanse og kvalitet; kan tilby de utviklingstiltak medarbeiderne har størst behov for; kan finne talenter og får et verktøy som tilrettelegger for systematisk kompetanseutvikling i alle Apotek 1.
Prosjektgruppen for kompetanseutviklingssystem har bestått av hovedtillitsvalgt apotektekniker Ella W. Pettersen, apoteker Irene Krumsvik, regionleder Hilde Drevland, personalsjef Birgitte Lilletvedt, Max Lind fra IT-avdelingen, opplæringssjef Gunn Grasbakken og informasjonsfarmasøyt Randi Stabben Schei.
(Publisert i NFT nr. 12/2007 side 16–17.)